Sąskaitų suvedimo automatizavimas: nuo PDF iki apskaitos sistemos

Daugelyje įmonių gaunamos sąskaitos vis dar keliauja tuo pačiu keliu: atsisiųsti iš el. pašto, atidaryti PDF, perrašyti sumą, datą, tiekėją ir pozicijas į apskaitos sistemą, sutikrinti su užsakymu, archyvuoti. Kai sąskaitų dešimtys per dieną, tai virsta valandomis rankinio darbo ir klaidomis, kurios išlenda tik mėnesio pabaigoje.

Kaip veikia automatizuotas sąskaitų suvedimas

• Gavimas: sistema pati paima sąskaitas iš el. pašto dėžutės, aplanko ar tiekėjų portalo.
• Nuskaitymas: iš PDF, nuskenuoto dokumento ar nuotraukos išgaunami laukai — tiekėjas, PVM mokėtojo kodas, numeris, data, sumos, pozicijos.
• Sutikrinimas: duomenys palyginami su užsakymu, sutartimi ar važtaraščiu jūsų sistemoje.
• Suvedimas: jei viskas sutampa, sąskaita automatiškai suvedama į apskaitos sistemą.
• Išimtys: jei kas nors nesutampa ar dokumentas neįskaitomas, jis perduodamas žmogui su paaiškinimu, kas negerai.

Svarbiausia — ne nuskaitymas, o sutikrinimas. Būtent jis pakeičia žmogaus darbą: buhalteris nebetikrina kiekvienos sąskaitos, o tik tas, kurias sistema pažymėjo kaip išimtis.

Su kokiomis sistemomis tai veikia

Duomenys suvedami į tą apskaitos ar ERP sistemą, kurią jau naudojate — Rivilę, Navision (Business Central), Odoo ar kitą, turinčią API arba importo galimybę. Keisti apskaitos programos nereikia.

Realus pavyzdys: logistikos įmonė

Vidutinio dydžio logistikos įmonė kasdien gaudavo dešimtis sąskaitų ir CMR dokumentų. Kiekvienas dokumentas keliaudavo per septynis žingsnius ir užimdavo apie pusantros valandos. Įdiegus automatizavimą, sistema per 20 sekundžių išgauna laukus, sutikrina juos su sutartimi ir užsakymu ir suveda į apskaitą. Rankinio darbo sumažėjo 82 %, komanda sutaupo 4,5 valandos per dieną.

Visas logistikos įmonės atvejis →

Ką paruošti prieš pradedant

• 20–50 tipinių sąskaitų pavyzdžių iš skirtingų tiekėjų.
• Taisykles, pagal kurias dabar tikrinate sąskaitas: su kuo lyginate, kokie nukrypimai leidžiami.
• Prieigą prie apskaitos sistemos (API arba importo formatą).
• Žmogų, kuris tvirtins išimtis ir pirmomis savaitėmis peržiūrės rezultatus.

Kiek trunka ir kiek kainuoja

Pradedame nuo procesų audito (nuo 900 €): išmatuojame, kiek laiko dabar užima sąskaitų suvedimas ir kiek galima sutaupyti. Veikiantį pilotą paprastai paleidžiame per 2–4 savaites nuo audito. Sprendimo diegimas — nuo 3 500 €, o priežiūra ir tobulinimas — nuo 1 200 € per mėnesį. Jei po audito pradedame diegimą, audito kaina įskaitoma į projektą.

Ar verta jūsų įmonei

Automatizavimas labiausiai atsiperka, kai sąskaitų daug ir jos ateina reguliariai, tikrinimo taisyklės aiškios, o klaida kainuoja — neteisingas mokėjimas, ginčas su tiekėju ar taisymas mėnesio pabaigoje. Jei bent du iš šių punktų tinka jums, verta pasiskaičiuoti.

Apskaičiuokite, kiek kainuoja rankinis darbas →

Prieš diegiant: ką pasirašyti dėl įmonės duomenų →

Dokumentų apdorojimo paslauga →